CASE STUDY
Jak skróciliśmy czas ręcznego przetwarzania zamówień nawet o 80% i przyspieszyliśmy reakcję na nowe zamówienia
Firma otrzymywała zamówienia od klientów w plikach PDF przesyłanych mailowo. Każdy dokument trzeba było ręcznie odczytać, sprawdzić, uzupełnić dane, utworzyć kody produktów i wprowadzić zamówienie do systemu ERP.
Wdrożyliśmy automatyzację, która przejmuje powtarzalną obsługę zamówień – od odczytu PDF po dodanie danych do ERP – dzięki czemu zespół może skupić się na kontroli, klientach i zadaniach, które realnie napędzają rozwój biznesu.
Wyzwanie było złożone: każdy klient przysyłał zamówienia w innym układzie – inne nazewnictwo produktów, inne rozmieszczenie danych, inne formaty. Standaryzacja ręczna była niemożliwa. Potrzebne było rozwiązanie, które rozumie kontekst, a nie tylko szuka danych w stałym miejscu.
80%
redukcja czasu obsługi
10→2 min
minuty na jedno zamówienie
26h
odzyskane miesięcznie dla zespołu
1600 zł
oszczędność na kosztach pracy/mieś.
jak działa proces
Cały przepływ – od maila klienta po zapis w ERP – odbywa się automatycznie. Pracownik wchodzi do procesu tylko w jednym, kluczowym momencie: weryfikacji danych przed zapisem.
01
Klient wysyła PDF na maila
02
OCR odczytuje dane z dokumentu
03
AI interpretuje i porządkuje informacje
04
Pracownik weryfikuje i zatwierdza
05
Zamówienie trafia do ERP przez API
Automatyzacja z ludzką kontrolą - nie zamiast niej
Kluczowym założeniem projektu był model Human in the loop. System przygotowuje dane, ale ostateczną decyzję o zapisaniu zamówienia podejmuje człowiek. Pracownik widzi uporządkowany podgląd i może zatwierdzić, poprawić lub odrzucić zamówienie do ręcznej obsługi. Firma zyskała szybkość automatyzacji bez utraty kontroli nad jakością.
Automatyzacja z ludzką kontrolą - nie zamiast niej
Kluczowym założeniem projektu był model Human in the loop. System przygotowuje dane, ale ostateczną decyzję o zapisaniu zamówienia podejmuje człowiek. Pracownik widzi uporządkowany podgląd i może zatwierdzić, poprawić lub odrzucić zamówienie do ręcznej obsługi. Firma zyskała szybkość automatyzacji bez utraty kontroli nad jakością.
kluczowe korzyści
Największa wartość to nie tylko zaoszczędzone minuty – to zmiana charakteru pracy. Zespół przeszedł od żmudnego przepisywania danych do roli kontrolera jakości.
Natychmiastowa reakcja – system startuje od razu po otrzymaniu maila, bez czekania na pracownika
Kontrola jakości zachowana – człowiek zatwierdza każde zamówienie przed zapisem do ERP
Skalowalność bez nowych etatów – więcej zamówień obsługuje ten sam zespół
Mniej błędów – koniec z ręcznym przepisywaniem danych i tworzeniem kodów produktów
technologie
W projekcie wykorzystaliśmy technologie, które pozwoliły połączyć automatyzację, AI i kontrolę człowieka w jeden spójny proces biznesowy.
Sercem rozwiązania była platforma no-code Make.com dzięki której połączyliśmy wszystkie elementy w jeden spójny przepływ.
Też ręcznie przepisujesz dane z PDF-ów?
Sprawdźmy, ile czasu i pieniędzy może odzyskać Twój zespół dzięki automatyzacji.