CASE STUDY
Jak skróciliśmy obsługę faktur kosztowych o 96% i zaoszczędziliśmy 24 godzin pracy miesięcznie
Wdrożyliśmy automatyzację, która porządkuje cały proces obsługi faktur kosztowych – od zebrania dokumentów, przez odczyt danych i kontrolę płatności, aż po gotowy plik CSV do importu w systemie księgowym.
Efekt? Obsługa 500 faktur miesięcznie została skrócona z 25 godzin do 1 godziny kontroli, a dział księgowości odzyskał czas na analizę, kontrolę i szybsze zamknięcie miesiąca.
Wyzwanie: Faktury kosztowe trafiały do księgowości z różnych źródeł i w różnych momentach miesiąca. Zespół musiał ręcznie przepisywać dane, sprawdzać statusy płatności, klasyfikować koszty i przypominać pracownikom o brakujących dokumentach.
Największym problemem był brak jednego uporządkowanego procesu, który łączyłby faktury, dane z dokumentów, transakcje bankowe i przygotowanie pliku do programu księgowego.
96%
redukcja czasu obsługi faktur kosztowych
25→1 godz
skrócenie pracy księgowości
24 h
odzyskane miesięcznie dla zespołu
2400 zł
oszczędność na kosztach pracy/mieś.
jak działa proces
Automatyzacja zbiera faktury w jednym miejscu, odczytuje z nich kluczowe dane i porządkuje je w centralnej bazie. Następnie sprawdza płatności, wykrywa braki i przygotowuje plik CSV gotowy do importu w systemie księgowym.
01
Przesłanie faktury przez formularz
02
Odczyt danych przez OCR i AI
03
Zapis w Airtable
04
Monitoring wyciągu bankowego
05
Wykrywanie braków i przypomnienia
06
Eksport CSV dla księgowości
Jedna baza zamiast chaosu w dokumentach
Wszystkie faktury trafiają do jednej uporządkowanej bazy w Airtable, zamiast ginąć w mailach, folderach i komunikatorach. Księgowość widzi w jednym miejscu dokumenty, statusy płatności, kategorie kosztów i braki do uzupełnienia. Dzięki temu proces jest bardziej przejrzysty, szybszy i łatwiejszy do zamknięcia na koniec miesiąca.
Jedna baza zamiast chaosu w dokumentach
Wszystkie faktury trafiają do jednej uporządkowanej bazy w Airtable, zamiast ginąć w mailach, folderach i komunikatorach. Księgowość widzi w jednym miejscu dokumenty, statusy płatności, kategorie kosztów i braki do uzupełnienia. Dzięki temu proces jest bardziej przejrzysty, szybszy i łatwiejszy do zamknięcia na koniec miesiąca.
kluczowe korzyści
Automatyzacja porządkuje cały proces obsługi faktur kosztowych – od zebrania dokumentów po przygotowanie danych do księgowości. Zespół nie musi już ręcznie szukać faktur, przepisywać danych ani kontrolować płatności w wielu miejscach. Dzięki temu księgowość pracuje szybciej, dokładniej i ma większą kontrolę nad zamknięciem miesiąca.
Mniej ręcznej pracy – OCR i AI przejmują odczyt oraz porządkowanie danych z faktur.
Szybsze zamknięcie miesiąca – kompletność dokumentów jest kontrolowana na bieżąco.
Lepsza kontrola kosztów – faktury są powiązane z transakcjami bankowymi.
Jedno źródło prawdy – wszystkie faktury i statusy znajdują się w centralnej bazie Airtable.
Automatyczne przypomnienia – system sam informuje pracowników o brakujących dokumentach.
Gotowy plik do importu – księgowość otrzymuje CSV bez ręcznego przygotowywania danych.
technologie
Automatyzację oparto na platformie Make.com, która łączy formularz do zbierania faktur, OCR, AI, Airtable, monitoring płatności, powiadomienia w ClickUp oraz generowanie pliku CSV. Dzięki temu wiele rozproszonych czynności zostało zamienionych w jeden spójny i skalowalny proces.
Tracisz czas na ręczną obsługę faktur?
Zautomatyzuj zbieranie dokumentów, odczyt danych, kontrolę płatności i przygotowanie plików do księgowości – odzyskaj dziesiątki godzin pracy miesięcznie.