Przykładowy scenariusz
Zamówienia z PDF w e-mailu trafiają do ERP bez przepisywania
Hurtownia albo producent dostaje zamówienia od klientów B2B jako pliki PDF w mailach. Każdy klient ma inny układ dokumentu, inne nazwy produktów i inne kody. Ktoś w zespole odczytuje każde zamówienie, sprawdza je i ręcznie wprowadza do systemu ERP.
Problem
- Ręczne przepisywanie trwa długo i zatrzymuje się, gdy osoba odpowiedzialna jest na urlopie.
- Każdy klient przysyła dokument w innym formacie, więc prosty szablon nie wystarczy.
- Pomyłki w kodach produktów i ilościach wychodzą dopiero przy kompletacji albo fakturze.
Jak działa proces
- Klient wysyła PDF na skrzynkę zamówień.
- System odczytuje treść dokumentu (OCR).
- Model AI rozpoznaje pozycje, ilości i dane klienta i dopasowuje je do produktów z ERP.
- Pracownik widzi uporządkowany podgląd i zatwierdza, poprawia albo odrzuca zamówienie.
- Zatwierdzone zamówienie trafia do ERP przez API.
Człowiek zatwierdza, automatyzacja przygotowuje
Ostateczną decyzję o zapisie zamówienia zawsze podejmuje człowiek. System przygotowuje dane i zaznacza pozycje, których nie jest pewien. Dzięki temu zespół zyskuje szybkość bez utraty kontroli nad jakością.
Co się zmienia w pracy zespołu
- System reaguje od razu po wpłynięciu maila, bez czekania na wolną chwilę pracownika.
- Zespół przechodzi od przepisywania do sprawdzania.
- Więcej zamówień obsługuje ten sam zespół.
- Mniej pomyłek w kodach i ilościach.
Jak mierzymy efekt w Twojej firmie
W audycie mierzymy na próbce 20–30 zamówień: czas obsługi jednego zamówienia przed i po, liczbę poprawek oraz czas od wpłynięcia maila do zapisu w ERP. Na tej podstawie liczymy zwrot z inwestycji, zanim cokolwiek zbudujemy.
Narzędzia
Platforma automatyzacji (n8n albo Make), odczyt dokumentów (OCR), model AI przez API, połączenie z Twoim ERP przez API. Licencje są zawsze na Twoje konto.
Też ręcznie przepisujesz zamówienia z PDF?
To przykładowy scenariusz pokazujący, jak budujemy takie rozwiązania. Nie jest opisem projektu konkretnej firmy. Efekt liczymy na Twoich danych w audycie.