Przykładowy scenariusz
Faktury kosztowe w jednym miejscu i gotowe dla księgowości bez przepisywania
Faktury kosztowe trafiają do firmy z wielu źródeł: maili, portali dostawców, marketplace’ów i od przewoźników. Na koniec miesiąca ktoś je zbiera, przepisuje, sprawdza płatności i przypomina o brakujących dokumentach.
- E-mail, portale, KSeF
- OCR i AI
- Dopasowanie do płatności
- Biuro rachunkowe
Problem
- Faktury giną w mailach, folderach i komunikatorach.
- Dane trzeba ręcznie przepisywać i kategoryzować.
- Kontrola płatności i braków odbywa się w kilku miejscach naraz, a zamknięcie miesiąca się przeciąga.
Jak działa proces
- Faktury trafiają w jedno miejsce: przez formularz, dedykowaną skrzynkę albo automatyczne pobieranie (także z KSeF).
- OCR i AI odczytują kluczowe dane i proponują kategorię kosztu.
- Dane zapisują się w centralnej bazie.
- System dopasowuje faktury do płatności z wyciągu bankowego.
- System wykrywa braki i wysyła przypomnienia do osób, które mają dostarczyć dokumenty.
- Biuro rachunkowe dostaje gotowy plik do importu.
Jedna baza zamiast chaosu w dokumentach
Księgowość widzi w jednym miejscu dokumenty, statusy płatności, kategorie kosztów i braki do uzupełnienia. Zamknięcie miesiąca jest prostsze, bo kompletność sprawdza się na bieżąco.
Co się zmienia w pracy zespołu
- Mniej ręcznego przepisywania i szukania faktur.
- Szybsze zamknięcie miesiąca.
- Faktury powiązane z płatnościami.
- Automatyczne przypomnienia o brakach.
- Plik dla biura bez ręcznego przygotowywania.
Jak mierzymy efekt w Twojej firmie
W audycie mierzymy czas obsługi faktur w jednym miesiącu (zbieranie, przepisywanie, kontrola płatności), liczbę faktur i liczbę braków na koniec miesiąca. Na tej podstawie liczymy zwrot z inwestycji. Nie świadczymy doradztwa podatkowego — przygotowujemy dane dla Twojego biura rachunkowego.
Narzędzia
Platforma automatyzacji (Make albo n8n), OCR, model AI przez API, centralna baza dokumentów, połączenie z KSeF i z programem do faktur. Licencje są zawsze na Twoje konto.
To przykładowy scenariusz pokazujący, jak budujemy takie rozwiązania. Nie jest opisem projektu konkretnej firmy. Efekt liczymy na Twoich danych w audycie.
Tracisz czas na ręczną obsługę faktur?
30 minut online o Twoich kanałach, systemach i procesach. Po rozmowie dostajesz podsumowanie na piśmie.
Inne scenariusze: Zamówienia z PDF prosto do ERP · Obsługa klienta z AI · Dane produktowe z agentem AI · Wszystkie zastosowania →