Ablauf der Zussammenarbeit - Automatisierung von Geschäftsprozessen in KMU
Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen in KMU zählt das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler und eine höhere Vorhersehbarkeit operativer Abläufe. Deshalb arbeiten wir nach Lean-Prinzipien: Zunächst strukturieren wir den Prozess und die KPIs, anschließend implementieren wir Automatisierungen – mit No-Code-/Low-Code-Lösungen, API-Integrationen und AI dort, wo sie sinnvoll ist. Sie können mit einem konkreten Prozess oder einfach mit einem Problem zu uns kommen – nach 30 Minuten erhalten Sie eine klare Empfehlung für die nächsten Schritte.
Phase 1 und 2 – kostenlos
1
Beratung
Kostenloses Erstgespräch
- Wenn Sie ein konkretes Thema haben, zum Beispiel Dokumente, Bestellungen, Berichte oder Ticketbearbeitung, steigen wir direkt ein und prüfen, ob sich der Prozess optimieren und automatisieren lässt.
- Wenn Sie noch nicht wissen, wo Sie ansetzen sollen, führen wir einen schnellen Operations-Scan durch und zeigen 2–3 Bereiche auf, in denen die Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Regel den schnellsten Return on Investment liefert.
- Wir stellen einige einfache Fragen zu Volumen, Häufigkeit, Ausnahmen und den eingesetzten Systemen – ohne dass Sie dafür Unterlagen vorbereiten müssen.
Ergebnis:
Nach 30 Minuten wissen Sie, womit Sie starten sollten und welche Bereiche das größte Potenzial haben – aus Lean-Sicht: Engpass plus Einfluss auf die KPIs.
2
Prozessaudit
2–3 kostenlose Automatisierungsvorschläge für Ihr Unternehmen
- Auf Basis des Gesprächs erstellen wir 2–3 konkrete Automatisierungsvorschläge: vom Quick Win bis hin zu einem umfassenderen End-to-End-Prozess.
- Jede Option beschreiben wir lösungs- und ergebnisorientiert – also was sich im Prozess konkret verändert – ohne unnötig technische Details.
- Zu jedem Vorschlag ergänzen wir den geschätzten Stundenaufwand, zentrale Annahmen sowie die empfohlene Reihenfolge der Implementierung.
- Gemeinsam wählen wir die Variante aus, die am besten zu Ihren Prioritäten, Ihrem Budget und Ihrem Umsetzungstempo passt.
Ergebnis:
Eine schnelle Entscheidung ohne „Projekt ins Blaue hinein“ – Sie sehen die Optionen, den Aufwand und den erwarteten Einfluss auf die KPIs.
Bis zu diesem Punkt ist alles kostenlos.
Phasen der kostenpflichtigen Zusammenarbeit
3
Plan und KPIs
Detaillierter Plan, Prozessmapping und Zeitplan
- Wir führen ein kompaktes Prozessmapping durch: Schritte, Daten, Ausnahmen, Verantwortlichkeiten und Kontrollpunkte.
- Wir definieren 1–3 KPIs, die wir verbessern, zum Beispiel Bearbeitungszeit, Fehlerquote, SLA, Prozesskosten oder DSO.
- Sie erhalten einen Implementierungsplan mit konkreten Terminen, erforderlichen Zugängen und einzelnen Arbeitsschritten.
Ergebnis:
Ein klarer Zeitplan und messbare Erfolgskriterien – Sie wissen genau, was entsteht und wann.
5
Schulung des Teams
Anleitungen, Dokumentation
- Sie erhalten eine vollständige Anleitung: wie der Prozess funktioniert, was automatisiert ist und was im Ausnahmefall zu tun ist.
- Wir schulen die Personen, die die Automatisierung nutzen oder verwalten werden.
- Wir definieren den Prozesseigner und die Änderungsregeln, um den Arbeitsstandard nach Lean-Prinzipien aufrechtzuerhalten.
Ergebnis:
Das Team nutzt die Automatisierung bewusst, und der Prozess wird zum „Eigentum des Unternehmens“.
4
Implementierung der Automatisierung
integracje API + no-code/low-code
- Wir entwickeln Automatisierungen, Integrationen und Datenflüsse so, dass sie unter realen Bedingungen stabil funktionieren.
- Wir berücksichtigen Ausnahmen, Datenvalidierungen, Logs und ein grundlegendes Monitoring, damit die Automatisierung nicht nach einem Monat ausfällt.
- Wir testen anhand von Szenarien aus Ihrem Unternehmen und gehen erst danach in den Produktivbetrieb.
Ergebnis:
Die Automatisierung ist reproduzierbar, und der Prozess ist robust gegenüber typischen Problemen wie fehlenden Daten oder Sonderfällen.
6
Betreuung und Weiterentwicklung
Abonnement (optional)
- Wenn Sie keine internen Ressourcen für die Betreuung der Automatisierungen haben, können wir die Wartung übernehmen: Monitoring, Anpassungen, Weiterentwicklung und neue Optimierungen.
- Wir arbeiten im Abonnementmodell: mit einem festgelegten Stundenkontingent, klaren Prioritäten und planbaren Kosten.
- So entwickelt sich die Automatisierung von Geschäftsprozessen gemeinsam mit dem Unternehmen weiter.
Ergebnis:
Operative Sicherheit und kontinuierliche Verbesserungen, ohne ein internes Team aufzubauen.
Phase 1 und 2 – kostenlos
1
Beratung
Kostenloses Erstgespräch
- Wenn Sie ein konkretes Thema haben, zum Beispiel Dokumente, Bestellungen, Berichte oder Ticketbearbeitung, steigen wir direkt ein und prüfen, ob sich der Prozess optimieren und automatisieren lässt.
- Wenn Sie noch nicht wissen, wo Sie ansetzen sollen, führen wir einen schnellen Operations-Scan durch und zeigen 2–3 Bereiche auf, in denen die Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Regel den schnellsten Return on Investment liefert.
- Wir stellen einige einfache Fragen zu Volumen, Häufigkeit, Ausnahmen und den eingesetzten Systemen – ohne dass Sie dafür Unterlagen vorbereiten müssen.
Ergebnis:
Nach 30 Minuten wissen Sie, womit Sie starten sollten und welche Bereiche das größte Potenzial haben – aus Lean-Sicht: Engpass plus Einfluss auf die KPIs.
2
Prozessaudit
2–3 kostenlose Automatisierungsvorschläge für Ihr Unternehmen
- Auf Basis des Gesprächs erstellen wir 2–3 konkrete Automatisierungsvorschläge: vom Quick Win bis hin zu einem umfassenderen End-to-End-Prozess.
- Jede Option beschreiben wir lösungs- und ergebnisorientiert – also was sich im Prozess konkret verändert – ohne unnötig technische Details.
- Zu jedem Vorschlag ergänzen wir den geschätzten Stundenaufwand, zentrale Annahmen sowie die empfohlene Reihenfolge der Implementierung.
- Gemeinsam wählen wir die Variante aus, die am besten zu Ihren Prioritäten, Ihrem Budget und Ihrem Umsetzungstempo passt.
Ergebnis:
Eine schnelle Entscheidung ohne „Projekt ins Blaue hinein“ – Sie sehen die Optionen, den Aufwand und den erwarteten Einfluss auf die KPIs.
Bis zu diesem Punkt ist alles kostenlos.
Phasen der kostenpflichtigen Zusammenarbeit
3
Plan und KPIs
Detaillierter Plan, Prozessmapping und Zeitplan
- Wir führen ein kompaktes Prozessmapping durch: Schritte, Daten, Ausnahmen, Verantwortlichkeiten und Kontrollpunkte.
- Wir definieren 1–3 KPIs, die wir verbessern, zum Beispiel Bearbeitungszeit, Fehlerquote, SLA, Prozesskosten oder DSO.
- Sie erhalten einen Implementierungsplan mit konkreten Terminen, erforderlichen Zugängen und einzelnen Arbeitsschritten.
Ergebnis:
Ein klarer Zeitplan und messbare Erfolgskriterien – Sie wissen genau, was entsteht und wann.
4
Implementierung der Automatisierung
API-Integrationen + No-/Low-Code-Lösungen
- Wir entwickeln Automatisierungen, Integrationen und Datenflüsse so, dass sie unter realen Bedingungen stabil funktionieren.
- Wir berücksichtigen Ausnahmen, Datenvalidierungen, Logs und ein grundlegendes Monitoring, damit die Automatisierung nicht nach einem Monat ausfällt.
- Wir testen anhand von Szenarien aus Ihrem Unternehmen und gehen erst danach in den Produktivbetrieb.
Ergebnis:
Die Automatisierung ist reproduzierbar, und der Prozess ist robust gegenüber typischen Problemen wie fehlenden Daten oder Sonderfällen.
5
Schulung des Teams
Anleitungen, Dokumentation
- Sie erhalten eine vollständige Anleitung: wie der Prozess funktioniert, was automatisiert ist und was im Ausnahmefall zu tun ist.
- Wir schulen die Personen, die die Automatisierung nutzen oder verwalten werden.
- Wir definieren den Prozesseigner und die Änderungsregeln, um den Arbeitsstandard nach Lean-Prinzipien aufrechtzuerhalten.
Ergebnis:
Das Team nutzt die Automatisierung bewusst, und der Prozess wird zum „Eigentum des Unternehmens“.
6
Betreuung und Weiterentwicklung
Abonnement (optional)
- Wenn Sie keine internen Ressourcen für die Betreuung der Automatisierungen haben, können wir die Wartung übernehmen: Monitoring, Anpassungen, Weiterentwicklung und neue Optimierungen.
- Wir arbeiten im Abonnementmodell: mit einem festgelegten Stundenkontingent, klaren Prioritäten und planbaren Kosten.
- So entwickelt sich die Automatisierung von Geschäftsprozessen gemeinsam mit dem Unternehmen weiter.
Ergebnis:
Operative Sicherheit und kontinuierliche Verbesserungen, ohne ein internes Team aufzubauen.
Warum das funktioniert?
- Lean + Prozess: Wir automatisieren kein Chaos – wir strukturieren es zuerst.
- KPIs: Von Anfang an ist klar, was wir messen und woran der Erfolg erkennbar ist.
- Flexible Tools: No-Code/Low-Code, API-Integrationen und AI wählen wir passend zum Prozess aus – nicht umgekehrt.
Beginnen Sie mit der Automatisierung Ihrer Prozesse und nutzen Sie KI dort, wo sie einen messbaren Mehrwert schafft.
Strukturieren Sie Ihre Abläufe, reduzieren Sie manuelle Arbeit und implementieren Sie Lösungen, die die Arbeit Ihres Teams spürbar beschleunigen. Wir begleiten Sie von der Analyse bis zur erfolgreichen Umsetzung.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Im Folgenden finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Zusammenarbeit, zu Audits sowie zur Implementierung von künstlicher Intelligenz und Prozessautomatisierung.
Sollten Sie keine Antwort auf Ihre Frage gefunden haben, kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne weiter.
Was ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Dabei werden Lösungen implementiert, die wiederkehrende Aufgaben übernehmen, die zuvor manuell ausgeführt wurden, zum Beispiel Datenübertragung, Erstellung von Benachrichtigungen oder Aktualisierung von Statusinformationen.
Welche Prozesse sollte man zuerst automatisieren?
Am besten beginnt man mit häufigen, wiederkehrenden und fehleranfälligen Prozessen – also dort, wo Automatisierung schnell sichtbare Ergebnisse liefert.
Müssen bestehende Systeme ersetzt werden?
Nein. In vielen Fällen lassen sich Prozesse automatisieren, ohne die gesamte Arbeitsumgebung zu verändern, indem bestehende Tools des Unternehmens miteinander verbunden werden.
Ist Automatisierung nur für große Unternehmen geeignet?
Nein. Kleine und mittlere Unternehmen profitieren häufig besonders stark, weil selbst einfache Automatisierungen das Team sofort entlasten und Arbeitsabläufe strukturieren.
Worin unterscheidet sich eine API-Integration von No-Code?
Eine API-Integration bietet mehr Flexibilität und größere technische Möglichkeiten, während No-Code eine schnellere Umsetzung einfacherer Workflows ermöglicht, ohne ein dediziertes System von Grund auf zu entwickeln.
Sollten Sie keine Antwort auf Ihre Frage gefunden haben, kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne weiter.